Features

Mails

Mails of mailings versturen naar je contacten wordt nu nog eenvoudiger. Dit kan je immers naar een individu doen, maar je kan even goed een globale mailing versturen naar je contacten of naar gefilterde groepen van je contacten databank. Elke interactie wordt uiteraard bijgehouden zodat je nooit voor verrassingen staat.

• Stuur zowel e-mails als mailings
• Maak mooie en professionele templates voor je mailings
• Personaliseer je mailings met voornaam/bedrijfsnaam, …
• Bekijk wie je mailings opent, wie er op links klikt, etc.
• Ontvangers van een mailing kunnen zich hierop uitschrijven
• Verstuur voor het verzenden van een mailing eerst een test naar jezelf
• Indien een mailing bounced (niet afgeleverd kan worden) wordt deze in Xites uitgesloten van latere mailings
• Verstuur je mails via Mailgun (Xites integratie) – dit zorgt voor minder bounces/spam

Interacties

Niets is zo belangrijk als het goed opvolgen van al je contacten en prospecten. In Xites kan je al je interacties met een bepaald contact bijhouden, zodat je altijd op de hoogte blijft. Als je e-mails of mailings verstuurd via Xites, dan worden deze automatisch opgeslagen in je interactiehistoriek. Daarnaast kan je zelf ook telefoongesprekken of meetings toevoegen zodat je historiek volledig is.

• Hou alle interacties met contacten bij
• Gemakkelijk onderverdeeld in types (bv. Telefoon, mail, …)
• Wees altijd op de hoogte van interacties die je medewerkers hebben met contacten
• Mailings, e-mails en sociale media-interacties worden automatisch toegevoegd
• Hang aan een interactie een taak vast (bv. Terugbellen)

Projecten

Werk zo efficiënt mogelijk en hou al je projecten bij in Xites. Zo weet je perfect welke projecten je aan het uitvoeren bent voor een bepaalde klant, of welke projecten momenteel nog open staan. Is een project afgelopen? Geen probleem, dan zet je de status gewoon op 'afgewerkt'! Je verliest nooit een project uit het oog en houdt alle gegevens bij op één plaats.

• Hou al je projectgegevens bij
• Voeg medewerkers toe aan een project
• Volledige taak-management waarbij je al je taken per project kan opvolgen (integratie met Meistertask)
• Hang betalingsschijven aan een project (forfait bedragen)
• Hou je gepresteerde uren bij per project (en factureer deze)
• Hou al je gemaakte offertes (en hun status) bij

Timesheet

Ben je die Excel-bestanden om je uren in te bewaren ook zo beu? Xites zorgt voor een zeer eenvoudige timesheet-module waarin je per dag en per project je uren kan bewaren. Je kan dan per dag/per maand het totaal aantal gepresteerde uren zien en dit vergelijken met het aantal factureerbare uren. Wil je even terugkijken naar wat je twee weken geleden voor een project hebt gedaan? Geen probleem, want Xites houdt alles voor je bij.

• Hou al je gepresteerde uren bij
• Bekijk je gepresteerde uren in een dag- of maandoverzicht
• Bekijk een rapporteringsoverzicht waarop je kan filteren op gebruiker, project en datum
• Druk gemakkelijk je gepresteerde uren af

Filemanager

Werk je vaak met bestanden en moet je deze wel eens delen met je collega's? Xites voorziet een integratie met Dropbox zodat je gemakkelijk al je bestanden kan uploaden, bekijken en downloaden. Maak mappen aan om alles gestructureerd bij te houden en upload je afbeeldingen, word documenten, etc. naar je Dropbox account via Xites.

• Bekijk al je Dropbox bestanden in Xites
• Voeg mappen en bestanden toe
• Deel mappen en bestanden met gebruikers in Xites
• Bekijk een preview van Word- en PDF-bestanden in Xites
• Download de Dropbox bestanden

Templates

Iedereen moet wel eens mails/nieuwsbrieven sturen naar klanten, leveranciers of andere contacten. Om dit zo professioneel mogelijk aan te pakken kan je gebruik maken van onze templating tool. In Xites kan je mailings zelf layouten, inhoud toevoegen en er dus zo voor zorgen dat je contacten een aangename mail in hun inbox krijgen.

• Maak professioneel ogende mailings
• Gemakkelijke gebruikersinterface om elementen aan te passen
• Pas kleuren, teksten, afbeeldingen, etc. allemaal aan

Integraties

Coming soonOm het gebruik van Xites zo aangenaam mogelijk te maken en zelfs nog te verbeteren bieden wij verschillende integraties met andere applicaties aan. Werk je vaak met bestanden of foto's? Dan hebben wij een Dropbox integratie voor jou! Wil je je taken per project op een gemakkelijke manier bijhouden en opvolgen? Gebruik Meistertask en link je Xites projecten aan je Meistertask taken.

• Meistertask integratie: hou openstaande taken bij per project
• Dropbox integratie: bekijk/upload/download je Dropbox bestanden

Facturatie

Wij zorgen er voor dat facturatie snel en gemakkelijk gebeurd. Facturen worden automatisch gegenereerd voor alle tijden ingegeven in de timesheet en alle betalingsschijven die nog openstaan per project. Je kan ook handmatig facturen toevoegen aan een project of contact. Deze facturen kan je dan via Xites verzenden naar het contact of downloaden en afprinten.

• Factureer alle gepresteerde uren en betalingsschijven
• Genereer automatisch een PDF-factuur die afgedrukt kan worden
• Hou de status van je facturen bij
• Genereer automatisch een gestructureerde mededeling
• Pas je factuurnummer aan naar het gewenste formaat
• Verstuur automatische herinneringen indien factuur niet betaald tegen due datum
• Check automatisch of de BTW-nummer van je contact geldig is